Administraciniai raštai
UŽDUOTIS. Nurodykite pateiktų tekstų pavadinimus, kuriuos slepia rusvas laukelis, ir atsakykite į klausimus.
a)
b)
- Kaip manote, kas šiuose dokumentuose svarbiausia?
- Jei atpažinote šių dokumentų žanrą, pasakykite, kur tokie dokumentai reikalingi.
- Kokių dar administracinių dokumentų žinote? Kaip apibūdintumėte jų stilių?
- Kaip manote, ar verta kurti savitą administracinių raštų formą ir rašymo stilių?
KAS YRA ADMINISTRACINIAI DOKUMENTAI?
Dokumeñtai – labai plati sąvoka, apimanti ir teisinius, ir diplomatinius, ir administracinius dokumentus. Tai su įstaigos veikla susiję, jos parengti ar gauti dokumentai, įtraukti į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas. Ir teisiniai, ir diplomatiniai, ir administraciniai dokumentai turi savo rašymo taisykles, tam tikrų ypatumų. Kadangi jūs dažniausiai susiduriate su tokiais administracinio stiliaus tekstais kaip prãšymas, gyvẽnimo aprãšymas (CV), motyvãcinis láiškas, priminsime, kas jiems būdinga.
Administracinio stiliaus tekstų nesupainiosite su rašiniu ar laikraščio straipsniu. Nuėję į banką imsite specialius blankus, kuriuos pildysite pagal pavyzdžius, o užpildę pasirašysite ir lauksite, kol bus uždėtas spaudas. Tokie tekstai dažnai rašomi parengtuose blankuose – spausdintose ar elektroninėse dokumentų formose, šablonuose, kuriuos tereikia užpildyti. Vis dėlto daugeliu atvejų juos rašyti reikia patiems, todėl būtiniausių praktinėms, kasdienėms reikmėms tenkinti skirtų administracinio stiliaus tekstų kūrimo reikalavimus reikia išmanyti visiems.
Paėmę į rankas prašymą, gyvenimo aprašymą, motyvacinį laišką, pirmiausia pamatote šių tekstų pavadinimus, neatsitiktinai parašytus didžiosiomis raidėmis, jos būna dar ir paryškintos. Kartais po pavadinimu rašomos frazės, konkretinančios paskirtį, nurodančios tikslią dokumento rašymo priežastį. Kai kuriuose administracinio stiliaus tekstuose, pavyzdžiui, aptariamame prašyme, vardininko linksniu nurodytas ir adresantas, t. y. prašytojas, paprastai būna nurodytas ir jo adresas arba pareigos. Jei įvardijamas adresatas, asmuo ar institucija, kuriai skiriamas tekstas, vartojamas naudininko linksnis. Tik skaitydami toliau tiksliai suprantame, ko prašoma, kokiu tikslu kreipiamasi ir t. t. Vadinasi, dokumento dalis, esanti po pavadinimu, atskleidžia viso teksto turinį.
Administracinio stiliaus praktinių tekstų rašymą reglamentuoja tuo metu galiojančios taisyklės. Dokumentų rengimo taisyklės nustato valstybės institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų oficialių dokumentų įforminimo ir rengimo tvarką. Tačiau taisyklių, griežtai apibrėžiančių, kaip rašyti CV, motyvacinį laišką, nėra. Paprastai juos rašydami laikomės tuo metu galiojančių tokių dokumentų rengimo reikalavimų, rašome pagal tam tikrą formą, nes tai rodo mūsų kultūrą, šios srities išmanymą. Svarbiausios kanceliarinių tekstų dalys – adresantas, data, pavadinimas, dokumento tekstas ir adresanto parašas – turi būti išdėstytos, kaip nurodo dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės.
Įvairių administracinio stiliaus tekstų pavyzdžių galima rasti ir internete, ir specialiuosiuose leidiniuose.
KLAUSIMAI IR UŽDUOTYS
- Kas ir kodėl reglamentuoja administracinių raštų formą ir rašymo stilių? Kaip manote, kodėl tai reglamentuojama?
- Suraskite administracinių raštų pavyzdžių ir juos aptarkite klasėje.
- Parašykite prašymą mokyklos direktoriui, kad jums leistų dalyvauti kokiame nors renginyje ir dėl to tądien neiti į mokyklą.
Gyvenimo aprašymas (CV)
UŽDUOTIS. Palyginkite du gyvenimo aprašymus ir atsakykite į klausimus.
a) „Europass“ gyvenimo aprašymas
b)
- Kuris gyvenimo aprašymas jums atrodo patrauklesnis? Atsakymą argumentuokite.
- Kokia informacija pateikta pirmame gyvenimo aprašyme ir kokia antrame?
- Kuris gyvenimo aprašymas suteikia daugiau informacijos apie kandidatę į siūlomas pareigas?
- Įsivaizduokite, kad esate reklamos įmonės vadovas. Kuris gyvenimo aprašymas jums suteiktų daugiau motyvų pakviesti šią kandidatę prisidėti prie jūsų darbuotojų komandos?
KAS YRA CV?
Administracinio stiliaus raštai dažnai rašomi naudojantis šablonais. Vis dėlto į šablonus ir pavyzdžius reikėtų žvelgti tik kaip į pagalbą rengiant gyvenimo aprašymą, arba CV (trumpinys iš lotynų kalbos curriculum vitae – gyvenimo aprašymas). Juk CV pobūdis priklauso nuo kelių veiksnių. Siekdami konkrečių tikslų, galime išryškinti, pabrėžti ir taip atkreipti adresato dėmesį į tiems tikslams pasiekti svarbią patirtį, gebėjimus, pasiekimus. Dėl to neretai pasitelkiama ir laisva CV rašymo forma. Tačiau dalis informacijos turi būti bet kuriame CV.
CV STRUKTŪRA
Nors šiuo metu bene populiariausia „Europass“ CV forma, kokią formą bepasirinktumėte, turinio aspektu ją sudarys šios dalys, paprastai išdėstomos tokia tvarka:
- Vardas ir pavardė, gimimo data, gyvenamosios vietos adresas, telefono numeris, elektroninio pašto adresas (turėtų būti dalykiškas, tokie adresai kaip raganaiteee@gmail.com; pupuliuxxx@yahoo.com netinkami CV).
- Išsilavinimas ir kvalifikacija.
- Darbo patirtis (darbo vietos, pareigos, atlikti darbai, atsakomybė).
- Asmeniniai gebėjimai, kompetencijos (nurodomos užsienio kalbos, jų mokėjimo lygis, darbo kompiuteriu įgūdžiai (įvardijant konkrečias programas), vairavimo įgūdžiai (teisės, kategorija), organizaciniai gebėjimai ir kt.
- Asmeniniai interesai (pomėgiai, asmeninės savybės, sietinos su pageidaujamu darbu).
Rašant apie išsilavinimą, darbo patirtį svarbu viską išdėstyti eilės tvarka, pradedant nuo naujausios, rašymo metui artimiausios datos, ir baigiant seniausia, t. y. pirmąja.
CV FORMA, PATEIKIMAS
CV forma turi būti estetiškai patraukli, informacija pateikta aiškiai, tvarkingai, apimtis – ne daugiau kaip du puslapiai. Jei apsisprendėte naudoti savo nuotrauką, ji turi būti skirta dokumentams (netinkamos nuotraukos žmogaus visu ūgiu, su kepure, netvarkingais drabužiais, apnuogintais pečiais ar krūtine, keista veido išraiška). Renkantis šriftą vertėtų vengti įmantrybių; paprastai rekomenduojama naudoti 10–12 dydžio tradicinius biuro (office) šriftus (Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana ir kt.), tekstą sulygiuoti. Išryškinimas šriftu, juodinimas turėtų būti naudojamas saikingai, tik siekiant pabrėžti esminius dalykus.
Ypač svarbu rašyti taisyklinga kalba – be rašybos, gramatikos, skyrybos, stiliaus klaidų. Klaidos gali sukurti įspūdį, kad CV autorius nėra pakankamai raštingas, susikaupęs ir pan.
Svarbu, kad CV būtų pateikiami tik teisingi duomenys.
KLAUSIMAI IR UŽDUOTYS
- Kaip manote, kodėl kai kurie darbdaviai pageidauja laisvos formos gyvenimo aprašymo? Ką tikisi išsiaiškinti apie kandidatą į pareigas?
- Perskaitykite Salomėjos Nėries gyvenimo aprašymą ir pasakykite, ko jam trūksta. Pasvarstykite, kokiu tikslu S. Nėris rašė tokį gyvenimo aprašymą.
- Raskite gyvenimo aprašymų pavyzdžių internete. Pasvarstykite, kodėl jie skiriasi. Nuspręskite, kurioje interneto svetainėje skelbiama patikimų pavyzdžių. Pagrįskite savo pasirinkimą.
- Remdamiesi savo biografija laisva forma parašykite gyvenimo aprašymą, skirtą kokiai nors įmonei, kurioje norėtumėte padirbėti mėnesį per vasaros atostogas.
- Naudodami „Europass“ šabloną, parašykite savo CV. Su klasės draugu apsikeiskite gyvenimo aprašymais ir įvertinkite jų struktūrą, formą (šriftą, lygiavimą, informacijos išdėstymą), kalbos aiškumą ir taisyklingumą.
Motyvacinis laiškas
UŽDUOTIS. Perskaitykite įmonės gautą motyvacinį laišką ir jį įvertinkite (kalba netaisyta).
- Kaip toks motyvacinis laiškas charakterizuoja jo siuntėją?
- Ką patartumėte tokio laiško siuntėjai?
KAIP RAŠYTI MOTYVACINĮ LAIŠKĄ?
Motyvãcinis láiškas – tai prie gyvenimo aprašymo pridedamas nedidelės apimties laiškas. Juo siekiama įtikinti perskaityti jūsų CV. Jeigu nutinka taip, kad motyvacinis laiškas siunčiamas be gyvenimo aprašymo, pagrindinis jo tikslas – įtikinti adresatą, kad esate tinkamas ir galbūt tinkamiausias pareigoms, kurių siekiate. Juk asmuo, į kurį kreipiatės, gauna daugybę laiškų, todėl jūsų laiškas turi iškart sudominti.
Pagrindiniai gero motyvacinio laiško bruožai
- Vieni svarbiausių gero motyvacinio laiško bruožų – aiškumas ir glaustumas. Rašykite aiškiais ir tiksliais sakiniais, sutelkdami dėmesį į informaciją, tiesiogiai susijusią su norimu darbu. Venkite žargono ar pernelyg sudėtingos kalbos, kuri gali klaidinti skaitytoją.
- Bendrieji šablonai, kurių apstu internete, gali padėti sutaupyti laiko, tačiau jie dažnai nepatraukia adresato dėmesio. Skirkite laiko informacijos, paminėtinos motyvaciniame laiške, paieškoms. Pasidomėkite adresato vertybėmis, darbais, įgyvendinamais projektais. Tai parodys jūsų suinteresuotumą ir motyvaciją. Be to, pritaikykite motyvacinį laišką būtent tam tikslui, kurio siekiate: pabrėžkite, kokie jūsų įgūdžiai ir patirtis atitinka tai, ko adresatas ieško.
- Geras motyvacinis laiškas turėtų išryškinti jūsų pasiekimus. Todėl, užuot rašę, kad turite patirties tam tikroje srityje, pateikite konkrečių sėkmingai įgyvendintų projektų ar pasiektų tikslų pavyzdžių. Itin svarbu motyvaciniame laiške nemeluoti ir nesipuikuoti.
- Motyvacinį laišką rašykite oficialiu, pagarbiu tonu, tačiau venkite perdėm kanceliarinės kalbos. Pasistenkite, kad laiške neliktų gramatikos, rašybos, skyrybos, stiliaus, korektūros klaidų.
Motyvacinio laiško struktūra
Motyvacinių laiškų tradicija Lietuvojè tik formuojasi, tad griežtų taisyklių, reglamentuojančių, kaip jį rašyti, dar nėra. Tai gana laisvos formos dokumentas, išlaikantis pagrindinius dalykinio laiško bruožus: kreipimąsi, įžangą, dėstymą, išvadas ir pasirašymą.
Įžangoje prisistatykite ir pateikite apie save svarbiausius faktus. Parašykite, dėl kokių pareigų kreipiatės, kodėl būtent šis darbas jus sudomino. Dėstomojoje motyvacinio laiško dalyje galite pristatyti savo idėjas, vertybes bei pasiekimus, galimą naudą organizacijai. Dėstymą gali sudaryti viena ar daugiau pastraipų. Išvadose trumpai apibendrinkite visą laišką, galite paminėti savo ateities planus. Padėkoti skaitytojui – gero tono reikalas. Pačioje pabaigoje pasirašykite.
UŽDUOTIS. Perskaitykite motyvacinį laišką ir atsakykite į klausimus, atlikite užduotis.
Gerb. Tarptautinių programų ir ryšių skyriaus vedėja, kreipiuosi dėl galimybės stažuotis pagal „Erasmus“ programą Ispãnijoje. Šiuo metu studijuoju VU Žurnalistikos instituto III kurse ir dirbu studentų laikraštyje „Era“. Gyvenant Europos Sąjungoje svarbu pasinaudoti galimybe sužinoti ir patirti, ką ir kaip studijuoja kitų ES šalių žurnalistikos studentai, užmegzti naudingų pažinčių, kurios pravers būsimame darbe, susipažinti su įvairių kultūrų ypatumais bei kitų valstybių žmonėmis. Mane domina žurnalistikos studijų Lietuvõs ir užsienio universitetuose panašumai ir skirtumai, taip pat žurnalistinė praktika kitoje šalyje: galimybė sukurti radijo laidą ar televizijos reportažą užsienio universitete leistų pajusti žurnalistinio darbo specifiką kitoje šalyje. Ispãniją pasirinkau todėl, kad kaupdama medžiagą kursiniam darbui apie lietuvių emigrantus sužinojau, jog Ispãnijoje yra viena didžiausių lietuvių bendruomenių ES. Kadangi kursiniame darbe tyrinėtą problemą planuoju gvildenti bakalauro darbe, esu tikra, kad studijuodama Ispãnijoje ne tik rasiu įdomios informacijos apie emigrantų gyvenimą šioje šalyje, bet ir juos kalbindama susipažinsiu su jų gyvenimo džiaugsmais bei rūpesčiais. Šia informacija, panaudota bakalauro darbe, galės remtis ir panašia problematika besidominti akademinė bendruomenė. Kadangi dirbu studentų laikraštyje „Era“, galėčiau su Lietuvõs studentais pasidalyti sukaupta patirtimi apie jaunimo gyvenimą Ispãnijoje: universitetų teikiamas galimybes studentams užsiimti mėgstama veikla, studentų ir dėstytojų santykius, studentų bendruomenės šventes. Be to, Ispãnija mane domina ir dėl galimybės tobulinti savo ispanų kalbą. Jos savarankiškai pradėjau mokytis dar mokykloje, kai susidomėjau turtinga ir egzotiška Ispãnijos kultūra. Tikiuosi, kad mano ispanų kalbos ir kultūros žinios, noras pažinti kitų ES valstybių gyvenimą bei didžiulis troškimas studijuoti žurnalistiką šioje šalyje ir rinkti medžiagą bakalauro darbui Jums pasirodys verti „Erasmus“ stipendijos. Dėkoju už Jūsų laiką svarstant mano kandidatūrą. Lauksiu Jūsų atsakymo. Pagarbiai |
- Aptarkite motyvacinį laišką.
- Kokio tikslo siekia studentė šiuo motyvaciniu laišku?
- Kaip ji suformuluoja savo studijų užsienyje tikslus?
- Kaip šios studijos užsienyje derinamos su mokslu universitete?
- Kodėl studentė renkasi būtent Ispaniją?
- Pasidomėkite ir paaiškinkite, kas yra „Erasmus“ studijų programa.
- Kaip vertintumėte tokį motyvacinį laišką?
- Palyginkite CV ir motyvacinį laišką. Kuriame dokumente geriau atsiskleidžia žmogaus kūrybiniai gebėjimai? Argumentuokite.
- Sukurkite argumentuotą motyvacinį laišką, lydintį jūsų laisva forma ar pagal „Europass“ rašytą gyvenimo aprašymą, jei kreiptumėtės dėl darbo per vasaros atostogas.
- Surenkite klasėje labiausiai pavykusio motyvacinio laiško konkursą.
- Dar kartą grįžkite prie 44 puslapyje pateikto motyvacinio laiško ir nurodykite jo trūkumus.
- Parašykite pasirinkto dokumento – CV ar motyvacinio laiško – parodiją, kurioje nepaisytumėte žanro, stiliaus reikalavimų arba jų paisytumėte per daug.
- Prisiminkite Birutės Birutaitės gyvenimo aprašymus (p. 41, 42). Kaip vertintumėte jos sprendimą reklamos agentūrai siųsti abu gyvenimo aprašymo variantus? Pritartumėte jai ar stengtumėtės atkalbėti?
APIBENDRINAMIEJI KLAUSIMAI
- Kaip manote, kodėl tokie populiarūs raštų šablonai?
- Pasvarstykite apie individualumo ir formalumo santykį administraciniuose dokumentuose. Kokias rašančiojo savybes išryškina stiliaus savitumas ar griežtas nustatytų taisyklių laikymasis?
- Paslaugą teikia UAB "Biznio mašinų kompanija" ir "Star Cloud OÜ"